Datenschutzerklärung
Stand 22.05.2018
1. Erläuterung:
Diese Datenschutzerklärung beschreibt den Umgang personenbezogener Daten der Firma nw-Ralf Nürk gemäß Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) die mit Ablauf des Übergangszeitraumes am 25.05.2018 in Kraft tritt.
Hiervon betroffene Personen sind:
- Kunden bzw. Mandanten des Auftragnehmers
- Mitarbeiter/Beschäftigte der Fa. nw- Ralf Nürk
- Interessenten
- Lieferanten
- Handelsvertreter
- Ansprechpartner
- Hersteller
- Weitere in Abhängigkeit der Ausführung des Auftrags
2. Umgang mit kundenspezifischen Auftragsdaten
Die Firma nw-Ralf Nürk speichert und verwertet ausschließlich im Rahmen und zum Zwecke der Auftragserfüllung sämtliche projektspezifischen Daten. Diese Daten beinhalten im Grundsatz:
- Einfache Daten: Namen, Adressen, Kontodaten, Angebots-/Rechnungsdaten usw.
- Projektdaten: Anfallende Planungs-, Realisierungs- und Revisionsdaten, Dokumentationen (z.B. Netzwerkdokumentationen) Anleitungen, Bilder, CAD-Zeichnungen, Entwurfspläne, Konstruktionen, Schaltbilder, Konfigurationen, Parametrierungen (z.B. KNX-Projekte), Datensicherungen
- Zusätzliche kundenspezifische/personenbezogene Daten: Korrespondenzen, Mailings, Schriftverkehr, Besprechungsprotokolle
- Analysedaten aus Protokollierungen in der Fehlersuche.
Diese Daten werden sowohl in div. Programmen (Rechnungs-, Planungsprogrammen) zur Auftragsabwicklung genutzt. Das Ergebnis wird auf gesicherten Servern/Laufwerken gespeichert und vor Fremdzugriffen im Sinne des Datenschutzes entsprechend geschützt.
Die Fa. nw-Ralf Nürk setzt bei der Durchführung von Aufträgen/Leistungen nur Beschäftigte ein, die zur Vertraulichkeit verpflichtet sind und zuvor mit den für Sie relevanten Regeln und Bestimmungen im Sinne der DSGVO vertraut gemacht wurden.
3. Aufbewahrungsfristen personenbezogener Daten
- Die Aufbewahrungsfristen der „einfachen Daten“, wie Namen, Adressen, Angebots-/Rechnungsdaten sieht eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren vor. Diese wird seitens der Fa. nw-Ralf Nürk gesetzeskonform umgesetzt.
- Projektspezifische Daten werden im Rahmen der gesetzl. Gewährleistung auf Bauleistungen für 5 Jahre gespeichert.
- Während der Projektabwicklung wird mit dem Auftraggeber und der Fa. nw-Ralf Nürk eine entsprechende Aufbewahrungsvereinbarung getroffen, sodass der Kunde auch nach persönlichem Verlust seiner Revisionsunterlagen eine sichere Aufbewahrung seiner Projektdaten sichergestellt ist. Eine Löschung dieser Daten kann durch den Auftraggeber jederzeit entsprechend angemeldet und der somit der Aufbewahrung widerrufen werden.
4. Löschung/Rückgabe/Kopien personenbezogener Daten
- Nach Abschluss der vertraglich vereinbarten Leistung oder früher auf Aufforderung durch den Auftraggeber, hat der Auftragnehmer sämtliche in den Besitz gelangten Unterlagen,
- erstellte Planungs-, Verarbeitungs- und Nutzungsergebnisse, sowie Datenbestände/Konfigurationen, die in Zusammenhang mit dem erteilten Auftrag/der Leistung stehen dem Auftraggeber entsprechend auszuhändigen (siehe Revisionsunterlagen) oder nach vorheriger Abstimmung mit dem Auftraggeber Datenschutzkonform aufzubewahren oder zu vernichten.
- Die Löschung personenbezogener Daten erfolgt im Rahmen der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht, Gewährleistung und auf Antrag durch den Auftraggeber.
Eine Löschung der Projektdaten kann durch den Auftraggeber auch vor Ablauf des Gewährleistungszeitraumes angemeldet werden. Dies hat den Verzicht der Gewährleistung und hieraus resultierende Ansprüche durch den Auftraggeber zur Folge.
- Kopien/Duplikate werden von den personenbezogenen Daten nicht erstellt. Ausgenommen hiervon sind Sicherheitskopien, die im Laufe der Projektdurchführung und auch danach zur Sicherstellung einer ordnungsgemäßen Datenverarbeitung für Auftragsabwicklung evtl. auftretender Gewährleistungsansprüche notwendig sind. Diese werden nach den aktuell gelten Aufbewahrungsfristen vorgehalten.
5. Weitergabe personenbezogener Daten - Unterauftragsverhältnisse
Die Firma nw-Ralf Nürk arbeitet in spez. Elektrothemen mit spezifischen Fachfirmen zusammen (z.B. im Hinblick auf VDS-Zertifizierung). Eine Weitergabe personenbezogener Daten erfolgt in diesem Fall ausschließlich nach vorheriger Ankündigung durch die Firma nwRalf Nürk an den Auftraggeber und dessen Zustimmung.
Eine Weitergabe oder Verwertung zu Marketingzwecken o.ä. ist ausdrücklich ausgeschlossen.
6. Umgang mit personenbezogenen Daten im Bereich Mitarbeiter
Personenbezogene Daten im Bereich „Mitarbeiter“ werden im Rahmen der gesetzl. Vorgaben zur Beschäftigung entsprechend gespeichert und verwendet. Diese Daten werden in entsprechenden Softwareprogrammen (z.B. Buchhaltung, Kontakt) verarbeitet und auf gesicherten Servern/Laufwerken gespeichert. Nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses werden im Sinne der Nachweispflicht alle notwendigsten Daten aufbewahrt. Alle nicht relevanten Daten werden im Sinne und nach Regeln des Datenschutzes entsprechend vernichtet.
7. Umgang mit personenbezogenen Daten im Bewerbungsvorgang
Alle im Bewerbungsverlauf eingehenden personenbezogenen Daten werden lediglich für den jeweiligen Bewerbungsvorgang aufbewahrt und verwertet. Nach Beendigung des jeweiligen Bewerbungsverfahrens, werden schriftliche Bewerbungen entsprechend zur Entlastung an den Bewerber zurückgesendet bzw. vernichtet oder gelöscht.
8. Qualitätssicherung und sonstige Pflichten des Auftragnehmers
Die Fa. nw-Ralf Nürk hat hinsichtlich Ihrer Einhaltung zum Datenschutz gemäß DS-GVO weitere Pflichten:
- Bestellung des Datenschutzbeauftragten:
Gem. Art. 37 DSGVO ist die Bestellung eines Datenschutzbeauftragten erst ab einer Personenzahl größer 10 Mitarbeiter, die direkt personenbezogene Daten verarbeiten, notwendig. Die maximal Zahl der verarbeitenden Personen wird seitens Fa. nw Ralf Nürk nicht überschritten. Daher wird auf die Bestellung eines Datenschutzbeauftragten der Fa. nw Ralf Nürk verzichtet.
9. Schlussbestimmungen
Es gelten sämtliche Rechte und Gesetzte der Bundesrepublik Deutschland. Sollten einzelne Teile dieser Datenschutzerklärung unwirksam sein, so behalten alle übrigen Regelungen ihre Wirksamkeit und bleiben hiervon unberührt.
